Administrația publică locală din Zalău, mai modernă și mai aproape de contribuabili

Municipiul Zalău finalizează proiectul SPECIAL ZALĂU – Servicii publice electronice de calitate și intregrate pentru administrația locală din municipiul Zalău, cod SIPOCA 521/MYSMIS 126302. Finanțarea a fost obținută prin PROGRAMUL OPERAȚIONAL CAPACITATE ADMINISTRATIVĂ 2014 – 2020, Axa prioritară 2 – Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, Obiectiv specific 2.1 – Introducere de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientare către beneficiari, în concordanță cu Strategia pentru Consolidarea Administrației Publice 2014-2020.

Prin acest proiect capacitatea Primăriei Municipiului Zalău de a asigura servicii publice integrate de calitate, transparente și accesibile a crescut, în paralel cu reducerea birocrației și sporirea eficienței managementului instituțional. Astfel, s-au realizat și pus în operă următoarele servicii electronice online: obţinere certificat de urbanism; prelungire certificat de urbanism; înştiinţarea începerii lucrărilor de construire/desfiinţare; înştiinţarea terminării lucrărilor de construire/desfiinţare; obţinere certificat de nomenclatură stradală şi adresă; eliberare online certificat de atestare fiscală; depunerea online a declaratiilor de impunere a impozitelor si taxelor locale; seviciu online de comunicare a actelor administrative fiscale emise în scopul stabilirii activității de impunere, constatare și executare silită a impozitelor și taxelor locale; vizualizare online dosar fiscal; depunere online cerere de scutire impozit; sesizări online harta incidentelor (MyZalau). Platforma online de comunicare cu contribuabilii este: https://eprimaria.zalausj.ro/public/cetatean-login/index. Totodată, s-a modernizat site-ul www.zalausj.ro, oferind facilități pentru dispozitive tip tabletă și telefon mobil, dar și elemente de accesibilitate pentru persoanele cu dizabilități. Sistemele realizate au fost auditate tehnic. Au fost dotate cu echipamente ITC structurile din instituție care livrează serviciile electronice menționate mai sus. S-au digitalizat, creându-se o arhivă electronică, peste 40.000 de dosare din arhiva clasică din domeniile: impozitelor și taxelor locale, urbanism și patrimoniu.

SPECIAL ZALĂU a început în toamna anului 2018, când împreună cu colegii din ECHIPA DE PROIECT-cărora țin să le mulțumesc pentru buna colaborare- am pus pe hârtie primele rânduri în cadrul CERERII DE FINANȚARE, care s-a concretizat prin semnarea CONTRACTULUI DE FINANȚARE în decembrie 2018. Pe parcursul a 34 de luni de implementare, s-au derulat activități de management de proiect, de achiziții publice, Informare și publicitate, audit tehnic, raportări, recepții și multe alte activități care au contribuit la finalizarea și îndeplinirea obiectivului propus.

Scopul activităților realizate în acest proiect, a fost acela de a crește capacitatea primăriei pentru a asigura serviciile publice integrate de calitate, transparente și accesibile pentru cetățeni în mediul online. Atingerea acestui scop, a presupus implicit simplificarea procedurilor și reducerea birocrației.

REZULTATELE obținute prin punerea în practică a activităților proiectului sunt următoarele:
1. S-a implementat un Portal de servicii publice electronice (www.eprimaria.zalausj.ro)
prin care cetățenii municipiului au acces la minim 10 tipuri de servicii electronice, oferite în prezent în sistem clasic, cu toate operațiunile implicate.
Aceste servicii sunt următoarele:
1. obţinerea online a certificatului de urbanism;
2. prelungirea online a certificatului de urbanism;
3. înştiinţarea începerii lucrărilor de construire/desfiinţare;
4. înştiinţarea terminării lucrărilor de construire/desfiinţare;
5. obţinerea certificatului de nomenclatură stradală şi adresă;
6. eliberare certificat de atestare fiscală;
7. depunerea online a declarațiilor de impunere a impozitelor si taxelor locale;
8. comunicarea online a actelor administrative fiscale emise în scopul stabilirii activității de impunere, constatare și executare silită a impozitelor și taxelor locale;
9. vizualizare online dosar fiscal;
10. depunere online cerere de scutire impozit;
11. sesizări online harta incidentelor (MyZalău)

Este important de precizat că serviciile enumerate anterior, au un grad de sofisticare și complexitate maxim, de nivel 5- conform clasificării serviciilor electronice, ceea ce presupune că oferă posibilitatea realizării în întregime a serviciului pe cale electronică.
Cetățenii contribuabili persoane fizice și juridice, pot accesa aceste servicii din cadrul site-ului oficial al primăriei www.zalausj.ro, secțiunea Servicii electronice sau direct din platforma online de comunicare cu contribuabilii: https://eprimaria.zalausj.ro/public/cetatean-login/index.

Accesarea portalul, aduce în prim plan un mesaj prin care utilizatorii sunt informați asupra accesului la aceste servicii și anume: se precizează faptul că pentru anumite servicii, este necesar obținerea unor credențiale (user și parolă) de la primărie, oferindu-se spre descărcare formularul Acord utilizator platformă online necesar pentru folosirea datelor cu caracter personal.
Pentru a beneficia de toate serviciile oferite de platformă, cetățenii trebuie să se înroleze în platformă, prin prezentare o singură dată, la unul din ghișeele primăriei, pentru a obține credențialele de autentificare. Până în prezent, au accesat 2267 de persoane platfoma electronică și s-au înregistrat/înrolat 336 de utilizatori.

Avantajul depunerii documentelor prin platforma electronică, scutește contribuabilul de a se deplasa la primărie. Rezultatele solicitării și eventual completările ulterioare necesare, se realizează tot prin intermediul acestui serviciu electronic.

Un beneficiu foarte important obținut prin proiect atât pentru primărie cât și pentru cetățeni este serviciul electronic de comunicare online cu contribuabilii, prin care sunt emise acte administrative fiscale în scopul stabilirii activității de impunere, constatare și executare silită a impozitelor și taxelor locale (decizii de impunere, somații și titluri executorii, adrese de înființare popriri, adrese de revenire poprire, etc.)
Sesizari online Harta incidentelor (aplicația MyZalau) este unul din cel mai accesat serviciu online oferit cetățenilor prin acest proiect. Acest serviciu oferă posibilitatea cetățenilor de a transmite instant sesizări către primărie atât sub formă de text cât și imagine, prin localizare pe hartă a incidentului, sesizare care este automat preluată de către un dispecerat intern care le gestionează.
2. Pagina de internet a instituției www.zalausj.ro a fost modernizată folosind tehnologii actuale, pentru a fi accesibilă de pe dispozitive mobile (telefon, tabletă, laptop, etc.), dar și pentru a fi responsivă, intuitivă si ușor accesibilă, inclusiv persoanelor cu dizabilități
3. Un rezultat mai puțin vizibil dar foarte important este integrarea și preluarea fluxurilor de date din portalul de comunicare, în aplicațiile informatice interne. Acest rezultat de proiect, a contribuit la creșterea eficienței funcționarului public care a beneficiat de automatizarea proceselor prin preluarea automată a datelor în aplicațiile interne, specifice fiecărui domeniu. Actualizarea, dezvoltarea și integrarea în BackOffice-ul sistemului informatic actual, pentru deservirea fluxurilor inițiate prin portal și a fluxurilor interne de interoperabilitate, a crescut gradul de complexitate și performanță a sistemului informatic al primăriei. Aplicațiile informatice implicate în acest proces complex au fost cele din domeniul urbanismului (apl.URBAN), impozitelor și taxelor locale (apl.IMPOTAX), circuitul documentelor (apl.DocManager-Eprim).
Pe tot parcursul derulării proiectului, s-au implementat tehnologii noi, pentru
eficientizarea activității primăriei.
4. Alt rezultat foarte important fără de care digitalizarea nu poate exista, este Infrastructura HARD și SOFT necesară susținerii sistemului nou creat.
S-au instalat la sediul Primăriei municipiului Zalău, într-o locație dedicată, special amenajată, următoarele Echipamente și Licențe:
 SERVER FUJITSU PRIMERGY RX2530 M4-2BUC
 RACK 42U 800×1000
 CALCULATOARE DESKTOP FUJITSU ESPRIMO P558-3BUC
 UPS EATON 5PX3000i-2BUC
 FIREWALL FortiGate 80E -2BUC
 STORAGE FUJITSU Storage ETERNUS DX100 S4
 ECHIPAMENT BACKUP-NAS Qnap TS-873U-RP
 SMS GATEWAY
 IMPRIMANTA CODURI DE BARE-2BUC
 MULTIFUNCTIONAL -A4 Lexmark MB2650adwe-4BUC
 MULTIFUNCTIONAL-A3 Lexmark MX910-1BUC
 SCANER-A3
Epson WorkForce DS-60000N-1BUC
LICENȚELE DE UTILIZARE A PRODUSELOR INFORMATICE au fost următoarele:
 LICENȚE PLATFORMĂ APLICATIVĂ IBM Domino Utility Express Server ASL
 LICENTA APLICATIE BACKUP Veeam Backup Essentials – Std, Licențiere pt.2 mașini fizice și 4 mașini virtuale
 LICENTE Sisteme de operare server Windows Server Standard Core 2019 OPEN 16Lic
 LICENTA Windows 10 Professional 64bit Eng
 LICENTE Microsoft Office Standard 2019 OPEN
 LICENTA ANTIVIRUS ESET Endpoint Protection Advanced
În sala de consiliu a fost instalat un Sistem de proiecție modern, performant, format din :
 PROIECTOR
 ECRAN DERULANT
 ALTE ACCESORII NECESARE FUNCȚIONĂRII SISTEMULUI
5. S-au retrodigitalizat prin scanare, peste 40.000 de dosare aflate în arhiva clasică a primăriei din domeniul urbanism, impozite și taxe locale, patrimoniu.
6. S-a implementat o aplicație de arhivă digitală în care au fost încărcate cele 40.000 de dosare retrodigitalizate din arhiva clasică, ținând cont de Ghidul solicitantului aferent cererii de proiecte, care a prevăzut în mod expres încurajarea soluțiilor informatice care să se integreze cu alte sisteme de documente pentru a facilita administrarea centralizată a documentelor din cadrul instituției. În acest concept, aplicația de arhivă electronică a fost dezvoltată și integrată în Sistemul de Document Management (DocManager) existent și operațional de peste 12 ani în instituție. În acest sistem integrat și centralizat, accesarea și regăsirea documentelor scanate (rezultatele retrodigitalizarii) se poate face atât din modulul de arhivă electronică cât și din DocManager-Eprim.
7. S-a elaborat Strategia integrată de dezvoltare urbană a municipiului Zalău 2024-2030, pentru creșterea calității și eficienței managementului strategic al UAT Zalău.
8. S-a realizat un audit tehnic de securitate pentru toate sistemele implementate
9. S-au realizat materiale de promovare a proiectului și a serviciilor electronice online după cum urmează:
– Concept grafic de promovare utilizat în toate materialele de promovare
– Afișe în format A3, format A4 și alte materiale publicitare
– S-au realizat și montat două decoruri pe două autobuze (de mărimi diferite) din flota de transport public local urban, în suprafață de 28 mp, respectiv 12 mp
– S-a realizat o promovare a proiectului și a serviciilor electronice oferite de primărie prin poștă, transmițându-se unui număr de 35.000 de contribuabili persoane fizice și juridice din municipiul Zalău scrisori de informare.
Pe lângă actualizarea programelor interne în deservirea fluxurilor inițiate prin portal, s-au adus îmbunătățiri aplicațiilor existente din Back-Office, prin implementarea de noi funcții și tehnologii moderne cum ar fi:
Posibilitatea încărcării documentelor scanate, ca atașamente, în aplicația de circuit al documentelor pe baza codurilor de bare, prin atașarea acestora automat la documentul înregistrat. Această funcție, constituie un instrument inovativ de care beneficiem prin implementarea acestui proiect.
Alte beneficii pe care Primăria Zalău le-a obținut prin implementarea proiectului de digitalizare SPECIAL ZALAU, sunt următoarele:
-Posibilitatea semnării documentelor atașate, cu semnătură digitală, direct în aplicația de managemet al documentelor;
-Posibilitatea încărcării prin scanare a documentelor fiscale, în aplicația de impozite și taxe locale care se sincronizeză cu dosarul fiscal online spre vizualizare din platforma electronică;
-S-a realizat o interoperabilitate între aplicația de impozite și taxe locale și aplicația DocManager, în sensul alocării numerelor de înregistrare;
-S-a îmbunătățit accesul funcționarilor la informațiile instituției, prin implementarea unei aplicații de arhivă digitală în care au fost încărcate rezultatele retro-digitalizate;
-S-a implementat un serviciu de notificare prin SMS;
-S-a implementat un serviciu de urmărire online a cererii depuse la primărie, pe baza unui cod atașat la nr.de înregistrare;
-S-au instalat 10 certificate digitale (semnături electronice) în cadrul serviciilor Urbanism și
Impozite și taxe locale;
-S-a implementat un sigiliu electronic online al primăriei.
Potrivit statisticilor realizate de Google Analytics, care exprimă interesul și modul de accesare a informațiilor și serviciilor oferite de Primăria municipiului Zalău în mediul online, putem afirma că a crescut simțitor numărul de utilizatori de dispozitive mobile. Numărul de clikuri aplicate portalului primăriei de pe dispozitive mobile este de 22.252 iar de pe calculator desktop 24.381. De asemenea, de la punerea în funcțiune a portalului (sf.februarie 2021) și până în prezent, s-au emis 39 de certificate fiscale online, 3 certificate de urbanism, 3 de nomenclatură stradală, s-au depus online 92 (5PF, 87PJ) de declarații la impozite și taxe, s-au făcut 207 (95PF, 112PJ) plăți prin platformă, s-au transmis 123 de sesizări prin serviciul harta incidentelor.
Toate aceste lucruri realizate, confirmă interesul crescut pentru astfel de servicii electronice și demonstrează o creștere a gradului de satisfacție din partea contribuabililor.
Tot prin intermediul finanțării obținute, a fost elaborată printr-un demers participativ STRATEGIA INTEGRATĂ DE DEZVOLTARE URBANĂ A MUNICIPIULUI ZALĂU, pentru perioada 2024-2030, aprobată de Consiliul local Zalău, document accesibil la adresa: https://zalausj.ro/ro/programe/sidu_zalau_2024_2030.pdf.
Valoarea finală a proiectului este: 2.841.018,26 lei cu TVA, din care eligibil 2.796.274,26 lei cu TVA și neeligibil 44.744,00 lei cu TVA. Contribuția Uniunii Europene (Fondul Social European) la proiect este 2.376.833,12 lei cu TVA, contribuția din bugetul național este 363.515,65 lei cu TVA, iar contribuția Municipiului Zalău este 100.669,49 lei cu TVA (cheltuieli eligibile și neeligibile).
Proiectul a început în data de 13.12.2018 și se finalizează în data de 13.10.2021.

Persoanele de contact pentru informații suplimentare sunt: dna Violeta Conde – manager de proiect, email: primaria@zalausj.ro și dna Diana Breban – purtător de cuvânt, email: brebandiana@zalausj.ro.